Regulamin rozpatrywania skarg i reklamacji


§ 1. CEL POSTĘPOWANIA

Regulamin określa zasady przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków składanych przez pracowników, współpracowników i kontrahentów AMEplus Sp. z o.o. (zwanej dalej Spółką).

§ 2. PODSTAWOWE DEFINICJE

1. Skarga, zażalenie – czynność, której przedmiotem może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie obowiązków lub zadań przez członków zarządu, pracowników, współpracowników Spółki, naruszenie regulaminu pracy, Kodeksu Postępowania lub prawnie uzasadnionych interesów skarżących, a także przedłużające się rozpatrywanie spraw.

2. Wniosek – czynność, której przedmiotem mogą być w szczególności sprawy zmiany i usprawnienia organizacji pracy, wzmocnienia sytuacji prawnej pracowników, poprawy przebiegu pracy i przeciwdziałania nadużyciom, ochrony mienia, lepszego zaspokojenia potrzeb klientów lub dostawców.

§ 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. Nadzór i kontrolę skarg i wniosków sprawuje Zarząd Spółki lub osoba upoważniona przez Zarząd Spółki.

2. Pisemne zażalenia i wnioski przyjmowane są w sekretariacie Spółki lub w formie elektronicznej na podane w Regulaminie adresy poczty elektronicznej.

3. Zażalenie lub wniosek można złożyć ustnie każdemu członkowi Zarządu Spółki.

4. Spółka prowadzi rejestr skarg i wniosków oraz informuje o trybie ich rozpatrywania w sposób dostępny dla wszystkich pracowników.

§ 4. PROCEDURA OBSŁUGI

1. Wnioski i skargi, w szczególności dotyczące naruszeń Kodeksu Postępowania, Kontrahenci mogą składać pisemnie lub drogą elektroniczną na adres e-mail: ethics@AMEplus.pl. Adres ten podany jest w Kodeksie Postępowania dostępnym na stronie www.ameplus.pl.

2. Wnioski i zażalenia pracownicy i współpracownicy mogą składać pisemnie lub pocztą elektroniczną na adres: ankieta@ameplus.pl.

3. Wnioski i skargi można również składać anonimowo za pomocą ankiety dostępnej na stronie http://www.ameplus.pl/ankieta/

4. Reklamacje lub zgłaszanie sytuacji konfliktowych należy w miarę możliwości szczegółowo opisywać. W przypadku wątpliwości co do ich treści wnioskodawcy mogą zostać wezwani do złożenia wyjaśnień i sprostowań.

5. Wnioski i zażalenia powinny być zbadane i rozpatrywane z należytą starannością, wnikliwie i terminowo, bez zbędnej zwłoki i poprzedzone rozważeniem wszystkich okoliczności sprawy. Wnioski i zażalenia, które nie wymagają zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być rozpatrzone w ciągu 10 dni roboczych, w pozostałych przypadkach w ciągu 30 dni.

6. Rozpatrzenie reklamacji lub wniosku polega na rozwiązaniu sprawy lub podjęciu innych stosownych działań, usunięciu stwierdzonych uchybień oraz, w miarę możliwości, przyczyn ich wystąpienia.

7. Rozstrzygnięcie zgłoszonej reklamacji lub informacji o sytuacji konfliktowej powinno nastąpić nie później niż w terminie 14 dni, a w szczególnych przypadkach do 30 dni od dnia jej złożenia, przy czym informacja przekazana jest ustnie, pisemnie lub drogą elektroniczną osobie zgłaszającej.

8. Zobowiązanie do niepodejmowania działań odwetowych za reklamacje Zakazuje karania kandydatów do pracy lub pracowników za dochodzenie swoich praw do bycia wolnymi od dyskryminacji w zatrudnieniu, w tym molestowania. Dochodzenie tych praw jest „działalnością chronioną”.

W szczególności zakazane są działania odwetowe za:

• komunikowanie się z przełożonym lub kierownikiem w sprawie dyskryminacji w zatrudnieniu, w tym molestowania,

• odmowa podjęcia działań, które prowadziłyby do dyskryminacji,

• proszenie o informacje o wynagrodzeniach w celu wykrycia potencjalnie dyskryminujących wynagrodzeń.

Udział w procesie reklamacyjnym jest chroniony przed działaniami odwetowymi w każdych okolicznościach.

9. Kopie zawiadomień o sposobie załatwienia skargi lub wniosku wraz z dokumentacją postępowania przechowywane są w siedzibie Spółki.

§ 6. ODWOŁANIE

1. W przypadku nierozpatrzenia sprawy lub niezadowalającego rozstrzygnięcia sprawy lub sytuacji konfliktowej przez osoby odpowiedzialne, składającemu skargę przysługuje prawo złożenia pisemnego odwołania bezpośrednio do Akcjonariuszy Spółki.

2. Rozstrzygnięcie w sprawie odwołania złożonej reklamacji lub informacji o zaistniałej sytuacji konfliktowej powinno nastąpić nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej złożenia. Postanowienia § 5 stosuje się odpowiednio.

§ 7. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Niniejszy regulamin został przyjęty Uchwałą Wspólników w dniu 17 września 2020 roku i wchodzi w życie z dniem podpisania i ogłoszenia w siedzibie Spółki oraz na stronie internetowej Spółki.

Łukasz Mańka, Prezes Zarządu
Gliwice, 23-03-2023